根据HubSpot的远程工作经理的说法，如何举办包容性虚拟会议

As HubSpot's remote population has grown from a handful of folks to over 300 in the past few years, we've learned a number of lessons on how to pivot in-person communications into a virtual environment.

在团队会议上，我们了解到，尽管内容通常保持不变，但通常需要修改内容的内容和讨论的方式，以确保信息引起共鸣和所有与会者的共鸣。

我们都参加了电话会议这样的事情是这样：

But, with remote working on the rise, conference calls are no longer the only option.

如今，有很多选项可在虚拟会议平台（例如Google Hangouts，Zoom，Webex或Join.me.）上举办会议。

尽管每个业务都有不同的需要考虑，但如果您刚刚开始考虑虚拟会议，我们建议从允许视频，音频和屏幕共享的平台开始，因为这些工具可以在会议期间更好地参与和协作反对标准电话会议。

在这里，我将深入研究HubSpot的远程工作和包容性计划经理一路上我所挑选的一些最佳实践。

How to Host an Inclusive Virtual Meeting

1. Have ground rules in place for your first meeting.

无论是你的first time managing a remote team或者您的团队突然在家工作，虚拟会议通常是每个人的新环境。因此，重要的是要为会议如何运作以及您对与会者的期望制定一些基本规则。

这里有几件事要考虑：

• Video:鼓励与会者使用的视频会议s as this allows us to better engage with each other through non-verbal communication.
• Audio:Generally speaking, it's best practice to stay muted in a virtual meeting unless you're presenting or answering a question. This prevents background noise from becoming a distraction and creates a signal (unmuting) when someone has something to say.
• Engagement:Be clear about how you expect participants to engage in meetings (see Tip #3 for more details).
• Etiquette:有意呼吁满足礼节期望。出现的一些常见的是使用电话，不得不离开桌子，检查通知或在会议期间进食。如果您对会议礼节有具体的期望，请与与会者提前明确有关此事。
• 设置舞台：If you're meeting with a larger group, it can be helpful to set expectations on a starting slide that attendees will see upon entering the meeting.

For instance, at HubSpot, I often present with this slide at the beginning, so my attendees know ground rules for the meeting:

此外，您可能会考虑包括一张幻灯片，上面写着“记录会议”，以便自己提醒您，以防任何人错过会议或以后想回到会议。

2. Take some time to break the ice.

Virtual environments can be intimidating, especially if you aren't accustomed to them or if you're meeting with folks you're unfamiliar with. To warm things up, we recommend与破冰船开始会议。It's a great way to test that everyone's audio works properly and it's an even better way to learn more about each other and get everyone feeling comfortable before jumping into the agenda.

为了使这更容易，我们建议：

把事情简单化：根据会议，从“您今天感觉如何”等标准问题开始可能是有意义的。

Mix it up:如果您有时间，请尝试混合一些独特的破冰船，以更好地了解彼此（看看一些our suggestions here）。

Pass the microphone:当每个人都期望其他人跳入时，我们都可能熟悉这种尴尬的沉默。为此解决，鼓励团队在自己的回答后彼此“传递麦克风”。

如果每个人都可以提供答案，请让主机开始，然后将众所周知的麦克风传递给任何参与者。一旦参与者回答，他们将结束他们的声明：“接下来，我将麦克风传递给[名称]。”这使对话保持动态，并防止等待别人跳入的尴尬沉默。

3.确定您期望参与者在会议期间参与的结构。

It's not always obvious how folks should provide feedback or answers during a virtual meeting. To keep the conversation flowing, determine a structure for how you expect participants to engage during meetings, and be upfront about these expectations at the start of the meeting.

A few of our favorite strategies are:

举起虚拟手。许多虚拟会议平台具有非语言反馈工具，使参与者可以表明他们有一个问题，例如，Zoom的“raise hand“ 特征。对于大型会议，请人们使用这些工具来指示他们何时有问题或输入，然后主机可以直接致电。这也可能是一个很好的方法，可以使小组回答并扩展问题。

例如：“如果您与外部支持团队有积极的互动，请举手。”根据谁举手，您可以在需要时呼吁一个人扩展该答案。

Use the chat feature:有关快速问题，您可能会要求人们在聊天中输入答案（例如，Google Hangouts' Chat feature）。这使您可以快速听到大型团体的答案，并使每个人都可以从彼此的答案中学习。此外，正如我们的APAC客户成功培训师Mariel Argonza指出的那样，这也是将使用英语作为第二语言的与会者包容的好方法。

示例：“每个人今天的感觉如何？用聊天窗格中的一个单词描述它。”

跳入：Depending on the size of your meeting and psychological safety of your attendees, you may opt to have folks simply jump in with their feedback and questions. As the facilitator, it's important to be cognizant of participation in order to ensure that one individual isn't dominating the conversation.

Example: “Can anyone tell me the definition of Inbound Marketing? Feel free to jump right in.”

4. Ensure every attendee is on the same page.

根据会议的性质，您可能需要一些其他工具才能使用您的想法进入同一页面，例如虚拟白板或协作工具。我们的一些最爱包括：

• Virtual Whiteboard:许多虚拟会议工具都有内置的本机白板工具，该工具将允许与会者白板的想法，并保存其白板图像以备将来使用。
• 分享您的屏幕：Looking at an email you need help with or struggling to explain a glitch you're seeing? Use a screen sharing tool such asZoom's Screen Shareso that your attendees can see what you're seeing from your point of view.
• JamBoard：GSUITE的一部分，Jamboard允许您使用虚拟白板，插入图片和文本，并保存/共享白板以备将来使用。
• Lucidchart：Lucidchart是一个视觉生产力平台，可帮助个人清晰地理解和分享思想，信息和过程。
• Miro：Miro is an online whiteboard tool that allows distributed teams to collaborate virtually from wherever they may be seated.

5。Stay on track with a clear agenda or slides.

即使有明确的议程，在虚拟环境中保持对话和准时的对话也可能具有挑战性。为了帮助您的开会继续前进，请尝试：

流通议程：在会议邀请函中，请清楚您将讨论哪些主题，在准备方面对与会者的期望以及会议的结果是什么。

Pause:当每个人都静音并盯着您盯着您的相机时，可以本能地穿过您的笔记而无需播放空气。但是，在虚拟的气氛中，放慢脚步和停顿的情况比以往任何时候都更重要。

提出问题：在虚拟的环境中，您可能并不总是会发现困惑的外观，人们可能不会感到舒适地打扰您以进行澄清。因此，有意问您的参与者 - 您对我有什么问题？停止比平常等待问题的时间更长。

使用幻灯片保持轨道：拥有视觉范围以使您保持正轨，这将使每个人在会议期间更加有条理和专注。您可以选择在会议之前或之后发送幻灯片，但这是记录所讨论内容的有用方法。此外，发送幻灯片意味着人们不必采取那么多的笔记（因此不会花费会议打字）。

即使做准备，您也可能会遇到一些尴尬的停顿，技术故障和不舒服的时刻。但是，我们鼓励您拥抱这些时刻，向它们学习并超越它们。毕竟，我们都在一起！

如果您刚刚开始虚拟会议，我们鼓励您对团队诚实，这是您正在努力的技能。练习不同的技术，以找到最适合您的方法。向您的团队提供有关在会议上有效的反馈，什么不做。

Plus, when you find something that works for you, share it with others so that we can all learn together.

编者注：该帖子最初于2020年5月发表，并已更新以进行全面性。