9简单的方法可以让忙碌的人回复电子邮件

你可能认为你的大部分工作时间都花在开会或打电话上了，但你可能错了。

事实上，您的工作周的重要部分可以花在写作，阅读和回复电子邮件。

最近来自Adobe的研究透露，工人每周花费4.1小时，检查和与我们的工作电子邮件互动。尽管采用了像松弛这样的工具，但工人正在使用电子邮件超过以往- 更重要的是，它可以带我们最长25分钟一旦通过在工作日期间通过检查和阅读电子邮件中断，就会重新开始任务。

所以不用说，当你起草电子邮件时——无论是给你的经理、你的直接下属，还是你想要合作的联系人——你都希望它是精心设计的、有影响力的，所以它不会花费更多的时间。所以我们把这些写邮件的技巧放在一起——它们会被打开并回复，而不会浪费任何人的时间。

如何写你的联系人会真正回复的邮件

1）写入描述性主题行。

你的邮件主题应该概括你发邮件的原因，这样收件人就会被迫打开并回复邮件。它也应该清晰简洁——毕竟，如果你的主题行清晰明了，你的邮件也会清晰明了。我们建议避免使用完整的句子，只把你发邮件的原因中最重要的部分写在主题行中。

要避免的短语：

1. “检查”
2. “触摸基地”
3. “跟进”

示例主题行：

1. 关于您的博客文章的问题关于Snapchat“
2. “星期一，5/1”会议信息
3. “新数据：43％的消费者想要视频内容”

2）达到点，快速。

在邮件的开头，你可能会忍不住列举你的资历或组织，但你可以稍后再做。相反，你的电子邮件的开场白应该立刻切中要点，这样收件人就能立刻明白你在问他们什么。

成功电子邮件的基本格式应该是：

1. 开放的问候
2. 发邮件的原因
3. 细节
4. 文字-动作
5. 最后的问候

此格式对您的读者表示考虑难以保持关注长时间，它迫使您清晰地写作，以使收件人继续阅读。

3)使用基本语言。

还记得朋友们当Monica和Chandler要求Joey写了一封参考信，他非常热情地使用他的词库？

来源:转博

在这种情况下，joey更改了许多单词，以至于他的原始含义完全复杂的更先进的同义词。这也可能发生在您的电子邮件中。

克制使用行业术语或华丽语言的冲动，坚持基本原则。让你的句子清晰、直接、简短——如果一个句子需要多个逗号，考虑把它分成两个句子。你的邮件越容易理解，收件人就越容易快速回复。

4）使用数字。

有几种方法可以让你在邮件中使用数字和统计数据，这将更容易吸引和保持收件人的注意力。

1. 写为数字（23）代替单词（二十三个）的数字已经显示为吸引读者的注意当他们快速浏览他们在网上阅读的东西时——研究表明互联网用户就是这样越来越有可能做．
2. 数字作为统计数据借给您的电子邮件更多可信度。数字代表事实，你的读者可能更有动力去回应。

看到我们做的了吗?数字列表可能比段落形式更能吸引你的眼球。格式也有帮助——稍后会详细介绍。

5）保持尽可能短。

保持简短和甜蜜。

研究人员分析了超过五年的电子邮件，他们发现邮件越短，回复时间越短．当你考虑到阅读和回复邮件会占用你一周的很多时间时，这是很有帮助的。更短的邮件可以帮助你和收件人花更少的时间来写和回复邮件，这让每个人都更有效率。

我们保持邮件简短的窍门是先在Twitter上输入邮件。电子邮件不一定要超过140个字符，但这是一个很好的屏障，可以用更少的文字产生最大的影响。你可以通过使用数字、省略形容词和副词等不必要的词、仔细考虑邮件的格式来缩短邮件。

理想的电子邮件长度因您的行业而异，但我们建议保留您的电子邮件在200个字下长度。这平均屏幕阅读速度每分钟是200个单词，所以旨在保留下面的消息，这个目标是一个很好的拇指规则。

6)列出要点。

只要有可能，使用要点或编号列表来组织你的邮件结构。原因如下:

• 子弹不需要完整的句子，所以你可以用更少的词来表达同样的信息。
• 项目符号有助于分解邮件的格式，以保持读者的注意力。
• 项目符号或编号列表有助于清楚地概述需要采取的过程中的步骤，这对于电子邮件记录会议或举措有用。

我们建议只使用三个子弹。研究表明了我们的大脑喜欢有三个选择来考虑。在你的邮件中使用三个项目或编号，以达到最大的效果。

7）回答这个问题“那么？”

邮件的主题对你很重要，并不意味着收件人就一定同意。你需要确保你的读者读完你的邮件后，对“那又怎样?”

心理学家艾伦·伦勒发现了单词“because”的使用让人们更有可能遵守该请求。通过提供背后的原因，要求某人帮助您或在电子邮件中为您做某事，您可以更轻松地说“是”。

在询问别人的时间和精力时，确保写上“因为……”“这样他们就能明白遵守规定将产生的影响。

8）让你问清楚。

有些电子邮件有明确的询问，有些电子邮件没有。无论哪种方式，确保清楚地说明您的电子邮件收件人所需的内容，以使他们更容易回复。

记住我们上面提到的电子邮件结构吗？

1. 开放的问候
2. 发邮件的原因
3. 细节
4. 文字-动作
5. 最后的问候

在邮件的开头写上你发邮件的原因，向收件人提供细节和邮件的“那又怎样?”，然后在邮件的结尾明确询问下一步要做什么。无论你需要他们编辑一篇博客文章，参加一个会议，或者你当时不需要他们做任何具体的行动，确保这是你邮件的最后一行。

您的电子邮件的最后一行可能是最令人难忘的，因此如果收件人没有立即回复，他们将能够轻松记住下一步所需的操作。

9）知道何时何时脱机。

有时候，最好的电子邮件根本不是电子邮件。相反，它是一个电话，Slack的直接信息，一个虚拟会议，或一个面对面的会议。

我们已经告诉过你要让你的邮件尽可能的清晰和简洁。所以，如果你在起草你的信息，发现它需要以下任何一个，这可能是一个迹象，是时候坐下来谈谈你的工作:

• 如果您的电子邮件是高度的敏感，请探索如果在办公室中达到该人或使用消息传递应用程序有更快的方式。
• 如果你需要用好几段话来表达你的观点，考虑一下你是否想要制作一个幻灯片在会议上展示。
• 如果您需要多个复杂问题的答案（不涉及是或否答案），请发送会议邀请 - 但在事件描述中包含问题，因此收件人可以准备。

判断你是否应该让你的邮件离线的一个好指标是你写邮件所花的时间。如果你必须不断地编辑和重写以使你的观点清楚，他们可能也不清楚你的收件人。

幸运的是，会议邀请简短而甜蜜，只需要一个简单的“是”或“不是”的回答。确保在活动描述中提供背景信息，或者在会前发一封电子邮件，这样与会者就可以提前为对话做准备。

电子邮件是一门艺术

如果你给你的同事和联系人发邮件，他们会理解你在邮件中偶尔出现的句子或错别字(当然，我们建议在按下“发送”键之前先自我编辑一下)。但当它来的时候，开始电子邮件订户和领导代表您的品牌，检查我们的免费初学者电子邮件营销指南了解更多建议和想法。

您对编写可操作电子邮件的策略是什么？在下面的评论中与我们分享。