将联系人数据与Google Sheets同步的初学者指南

许多组织将Google Sheets用作重要的数据源，对于一些小企业来说，它甚至充当主要的CRM（联系人关系管理系统）。

也就是说，尽管谷歌Sheets可以用来管理和同步联系人数据，但它通常不是这项工作的最佳解决方案。这就是为什么本指南在这里帮助您决定如何最好地使用谷歌表和如何选择更好的联系人管理解决方案。

谷歌板材的优点

对于初学者来说，谷歌Sheets有两个明显的优势:

• 它快速、简单且基于云。
• 对于不需要存储在主数据库中的联系人的快速列表来说，它是非常理想的。

首先，GoogleSheets是一个许多小企业已经知道并喜爱的工具。它直截了当，基于云，并且易于在任何设备上访问。

在处理联系人数据时，当您需要一个简单的、一次性的联系人列表，而不需要用主联系人数据来组织时，谷歌Sheets是一个很好的解决方案。

电子表格还为存储联系人数据提供了很大的灵活性。您完全可以自由选择存储联系人数据的结构。列、行公式……一切由你决定。

无论是现有的联系人数据还是新获得的联系人，您可能会发现自己有时在谷歌Sheet中处理这些数据。但这并不意味着它是存储所有联系人数据的最佳解决方案。

当你不应该使用谷歌表时

这里有几个用例，你可能想考虑替代谷歌表:

• 当您处理需要保持最新和可靠的重要联系人数据时
• 当此联系人数据构成您的主要联系人数据库时
• 如果您想与其他应用程序同步数据

电子表格的灵活性成为最大的弱点，当你认为谷歌表作为主要联系数据库，并同步它与其他应用程序的联系人。这是因为谷歌表单不同于像谷歌这样的应用有证或营销自动化应用，没有预设联系人对象。

Mailchimp有订户。HubSpot有联系人。Salesforce有潜在客户。Xero有客户。无论使用哪种应用程序，它都是一个带有可预测字段（如姓名、电子邮件和电话号码）的联系人记录。

因此，当需要在应用程序之间同步数据时接触同步工具映射出联系人在其支持的每个应用程序中的存储方式，这使得将一个应用程序同步到另一个应用程序成为可能。

GoogleSheets没有如此清晰和可预测的布局。事实上，情况恰恰相反。一张纸可能有标题清晰的“名字”、“姓氏”和“电子邮件”列。另一张纸可能有完全不同的标签，或者根本没有任何标签。这意味着您的联系人实际上并没有存储为联系人对象，因此它不是为与其他应用程序的双向联系人同步而构建的。

使用谷歌Sheet管理联系人数据也有与使用CSV导入和导出同步数据相同的问题:它容易出错且混乱，您在手工工作上浪费了大量时间，并且您的数据不能自动或实时更新。

如何将联系人数据与Google工作表同步

我们始终建议您将联系人加入CRM，即使它是为小型企业设计的超级简单的CRM。

然而，如果你确实需要同步联系人数据与谷歌表，你有两个主要的选项:

基本进出口

在应用程序之间移动联系人数据的最基本方法是导入和导出。许多应用程序都支持将数据移入和移出应用程序；通常采用CSV格式，您可以使用应用程序所需的模板轻松地从Google Sheets导出。

然而，手动导入和导出CSV可能会变得非常繁琐和耗时。还可能出现人为错误，这会很快破坏您的整体数据完整性。此外，CSV导入和导出无法真正模拟实时同步-您总是将联系人的临时快照从一个应用程序传输到另一个应用程序。

你通常最好在你的应用程序之间创建一个真正的数据同步，它不需要任何手动更新，而是自动完成，除了设置同步之外，你不需要做任何事情。

使用Zapier进行单向数据推送

虽然更好的是有一个真正的双向数据同步，反映最新的联系数据在每个应用程序，Zapier是伟大的一次性，单向数据同步选项。

对于大多数联系人管理场景，双向同步更适合。这是因为数据总是在变化，你希望你的应用程序中有可靠和最新的数据，而Zapier并不是专门为此而设计的。

然而，Zapier很适合用于触发动作自动化，包括到和从谷歌表．例如，您可以将Typeform响应作为行添加到谷歌Sheets上，或者为新的谷歌Sheets行创建HubSpot联系人。这并不是真正的联系人管理——它更多的是将你的联系人数据用于额外的、富有想象力的用途。

Zapier是单向数据自动化的好选择，但请记住，您无法将更改同步回原始应用程序，因此它不是可靠联系人管理的完美解决方案。

谷歌表单的替代方案

从管理您的联系人到管理CRM很容易。所有流行的系统都可以简单地导入CSV，从那一点上，它可以直接在CRM中管理联系人数据，并以两种方式与其他应用程序同步数据。