您真的需要举行会议[测验 +提示]

“这可能是一封电子邮件。”

这六个单词可以将风从办公室带走。他们的意思是浪费了时间，员工感到沮丧，领导层也受到了极大的破坏。

不合理的会议效率低下且振荡。随意地花时间在同事的日历上 - 只是为了欺骗其目的，无方向或花费所有时间说话在与会者而不是合作和他们 - 对参与其中的每个人造成损失。

在这里，我们将在确定会议是否值得的时候应该查找一些标准，请看到一些确定的迹象表明问题不保证会议，并探讨一些更为突出，更有效的会议替代方案。

当您应该举行会议时

手头的问题是紧急和时间敏感的。

如果您需要传达的信息是必须听到的，请不要三思而后行 - 预订会议。您不想冒着发送有关紧迫问题的大规模电子邮件的风险，只是让一些员工掩盖它或完全忽略它。

有些事情是需要知道的，迫不及待，而您对这些实例的反应需要反映这种紧迫性。不要太被动。不要指望您的团队成员以自己的时间获取信息。预订会议，并将这些点介绍。

您需要一个空间进行彻底讨论和多种观点。

一些问题要求一定程度的协作并大声思考。这些集思广益会议和一般讨论值得实际的会议。很难通过即时消息或电子邮件等媒介复制当下的思考和灵活性，使您的团队相互反弹。

协作会议促进了创造力和批判性思维。如果您觉得自己需要团队立即彼此互相思考，并亲自嘲笑彼此的想法，那么预订会议可能是您最好的选择。

决策正在发挥作用。

当潜在会议的内容是高风险的时候 - 如“涉及对公司未来产生重大影响的决策”bob全站app- 您必须将所有人聚在一起。

您不能轻易接受这些情况。在这些情况下，利益相关者需要知道正在发生的事情，并有一个论坛来提出疑虑并提供意见。电子邮件链，留言板或预录的视频演示将无法提供。

当您不需要开会时

您没有明确的议程。

您可以犯的最大的会议错误之一就是没有计划。永远不要开会。只是进去试图弄清楚事情对您的团队成员令人沮丧和令人讨厌 - 这是无效的时间。

如果您不将议程放在一起，您还会破坏确定手头问题是否真正值得开会的能力。当您花时间组织自己的想法，关注点和材料时，您将为自己提供一个更客观的看法。

有了这种清晰度和观点，您可以更加周到地确定您需要传达的信息是否更适合大众电子邮件，即时消息链或任何其他较小的时间和能量消耗的格式。

您没有所有的信息。

这一点与上面的一个联系在一起。如果您还没有充分准备，或者到目前为止收集到的信息呈现出手头情况的不完整情况，那么最好不要预订会议。

最有效的会议是彻底，周到的，并提供了可行的指导。如果您只有更大的一部分，那么您可能将无法确定将团队设置在正确的轨道上 - 而且没有时间让您与所有人一起预订。

如果你有一些您认为您的团队应该知道的信息。您可能会通过一种不太个人化，耗时的媒介与他们接触，并让他们知道您将有更多的见识可以很快提供。

会议将涉及太多人。

如果您发现潜在的会议参与者清单似乎过多，则可能需要探索其他选项以获取有关信息。大规模会议通常是无效的，通常涉及大量的人实际上需要在那里。

如果会议将被打包给the子，您可能不会看到太多周到，有组织的讨论。另外，如果那么多人们需要知道您需要说的话，这可能更多是一个单方面的公告，而不是一个使自己重点合作的问题。在大多数情况下，这种内容通常更适合于电子邮件。

1.电子邮件

电子邮件可能是会议的最突出的替代方法。这是公告和较少紧迫，更一般的内部通信的绝佳资源 - 不一定需要立即响应的信息。它使您可以轻松地传达信息，同时为个人问题和周到的合作提供机会。

2.视频演示

预先录制的视频演示可以是彻底和周到地传达信息而无需团队团结的绝佳方式。bob体育苹果系统下载安装像织机允许您进行示范，记录消息并提供您的团队成员可以自己观看的更新 - 减少摩擦，并节省一些时间，以使全面的会议可能浪费。

3.即时消息传递

即时消息是复制协作会议中一些更直接，瞬间的方面的更好方法之一。有了这类程序，您可以实时收到团队成员的快速回复。该格式最适合快速的问题和对话，这些问题和对话不一定足以保留全面的会议。

4. Wiki和FAQ页面

Wiki和FAQ页面提供了解决您团队成员可能遇到的常见问题和问题的材料。从长远来看，这些媒介也是有效的。通过将信息发布到网页，您可以为团队提供一个常绿的参考点，以解决问题，并避免不必要的会议。

测验：您真的需要那次会议吗？

会议需要仔细预订。您的同事们无法恢复那段时间，因此您需要知道每次与他们一起圈出时都会有效。

如果您正在考虑与团队预订时间，请务必考虑此列表中的积分。您不想处理会议随附的gro吟声和眼卷“可能是一封电子邮件。”