使用Trello Boards有效管理任务和项目的8种创造性方法

通常情况下，营销人员在创建内容时面临的最大挑战不是实际的写作、出版或推广。相反，其他相关的任务——头脑风暴、计划和协调运动部件——最终会给我们带来压力。

我们以前谈过Trello，比如这篇文章是关于帮助你组织、发展和分享你的想法的工具（见第3页）。为什么我们不能呢？在HubSpot，从项目管理到我们博客的编辑日历，所有不同的团队已经使用它很多年了。这对我们很有效，我们想分享这份爱。

你和你的团队可以通过很多不同的方式使用Trello进行工作，对你有用的可能对其他人无效，反之亦然。这就是为什么我们总结了八种组织Trello董事会的有用方法。

特雷罗是什么？

Trello是一款著名的应用程序，特别适合跟踪和可视化进度。使用基于卡片的布局，您可以为每个想法、博客帖子、项目片段等创建卡片。然后，在每一张卡片中，你可以记笔记，分配给其他人，将它们组织成类别或列表，在卡片中创建任务列表和检查表，给它们加上颜色代码，附加文件。。。这个名单还有很多。

董事会的组织方式有很多种，下面是一个例子:

形象信贷：特雷略

一旦你点击其中一张卡片，你就可以给它们贴上标签，添加截止日期，在卡片上添加“成员”来分配任务，等等。

形象信贷：特雷略

另一个很棒的特性?日历。如果你启用免费日历“开机”(很像Gmail中的实验室)，然后你就可以在日历视图中分配所有内容，使组织截止日期变得更容易。(要了解更多关于Trello的能力，你可以在这里观光.)

现在，让我们继续讨论一些不同的方法来构建Trello板。

使用Trello板管理任务和项目的8种创造性方法

1)整理你的个人待办事项清单

有有很多很棒的工具可以帮助你管理你的个人待办事项清单. 如果你倾向于成为一个更具视觉效果的人，特雷罗可能是一个很好的选择。

为什么？因为它允许您以许多其他工具所不具备的方式拖放、颜色编码和操作待办事项列表项。对于日常列表项，您可以为不同客户分配给您的项目保留不同的列表。或者，您可以根据优先级对其进行组织，如下例所示：

形象信贷：云的教练

对于所有的博主，我使用拖放功能来跟踪博客的想法和进展。为此，我将专栏命名为“想法待定”、“排队中”、“研究/采访阶段”、“正在起草中”、“在编辑中”、“计划中”和“已发表”。(好吧，最后一栏的真名是“DUNZO”。各有所好。)

如果你希望通过移动设备访问待办事项列表，Trello有你可以下载的应用iPhone、iPad、Android手机、平板电脑、手表和Kindle Fire平板电脑。

管理一个正在进行的项目

Trello将自己定位为协作工具——这可能是它最适合的功能。如果你正在管理一个项目，它是一个很棒的工具，可以用来组织项目的所有移动部分，包括人员、截止日期和进度跟踪。

在Trello广泛的免费产品中，你可以邀请尽可能多的人到你的董事会。要分配任务，你所要做的就是添加成员或将成员拖放到卡片上。每个人都能看到整个黑板，但是那些被添加到卡片中的人将被通知他们的任务。

形象信贷：特雷略

您还可以使用每张卡片中的注释和附件开始讨论。因此，如果你想添加一个快速注释（或一个不那么快速的注释），那么你可以将它们写在那里——甚至提到另一个成员以确保他们得到通知。通过从您的计算机、Google Drive、Dropbox、Box或OneDrive上传文件来添加文件。

另外，Trello是实时工作的——所以当有人移动一张牌时，它会立即在你自己的棋盘上移动。这意味着您无需刷新浏览器即可查看最新更新。

如果这个项目是绝密的，你所要做的就是把这个项目的“董事会”保密。你放在那里的所有信息和数据都是保证隐私和安全--Trello的员工对所有数据进行加密的非现场备份，以防发生疯狂的事情。

3)反思吸取的教训

一旦一个项目——甚至是一个星期的工作——完成了，你和你的团队总是可以从反思什么做得好，什么做得不好，以及你可以做些什么来改进接下来的过程中获益。这有时被称为“回顾”。这一切都是为了持续改进。

虽然许多人选择在回顾会议中使用一个好的白板来做笔记，但Trello实际上是一个很棒的数字工具，它可以消除打印和发送不相关的笔记的需要。对于那些在不同城市和时区拥有远程团队的人来说，这也很方便，因为它允许你让反馈在任何时候对每个人都可见。

这就是为什么Mitchel Seaman在他的远程团队回顾会议中使用Trello的原因在这篇文章中．

形象信贷：一位水手

他的系统涉及投票:整个星期，团队成员可以进入董事会和明信片，指示什么事情进展顺利，什么事情进展不顺利。然后，人们可以在每周的回顾会议上对要讨论的事情进行投票，讨论它们，并跟踪行动项目。

虽然Trello确实有投票功能(你可以通过菜单> Power Ups > voting来启用)，但它要求玩家点击一张卡片，然后点击投票按钮。为了让人们不需要点击卡片，希曼使用了贴纸——他说，这也让它“更有趣”。

投票-trello.png

形象信贷：一位水手

在会议开始前，不管是谁在运行这个程序，都会把得票最多的项目拖到每个列表的最前面。在会议期间，每一个得票最高的项目都会被逐一讨论。可操作的卡片可以移动到“行动项目”栏。“行动项目”一栏永远不会移动，你甚至可以分配人员并给出截止日期。

一旦会议结束，这些列表就会被存档，并为下周创建一个新的列表。（注意:即使你存档了一个列表，它也不会永远消失。您仍然可以在其中搜索项目，并在需要时检索整个旧列表。)你可以读整篇文章在这里．

4）集思广益

提出新的想法并不容易。即使你花时间进行头脑风暴，也很难开始。你从哪里开始？你如何创造足够的创意？完成后，你如何区分好与坏？

Trello恰好是帮助你进行头脑风暴的好工具——在头脑风暴结束后组织你的想法。使用他们基于卡片的布局，你可以为每个想法创建一张卡片，甚至在那里记下额外的笔记，附加文件，等等。

一旦头脑风暴结束，你可以根据优先级用颜色编码它们，比如用绿色表示高优先级，黄色表示中优先级，红色表示低优先级。如果你想使用这个公告板为内容创造者分配主题，你可以在每张卡片上添加成员，并附加截止日期。

5)保持编辑日历

你的博客团队可以是一个人，也可以是数十名贡献者，也可以介于两者之间。不管有多少人在为你的博客写作，重要的是要有一个编辑日历来记录你计划何时发布哪些博客文章。

事实上，在HubSpot，我们使用Trello（以及其他工具，如谷歌日历和HubSpot的内置内容日历)来组织我们自己博客的编辑日程。我们并不是唯一这样做的人——像Mashable、ReadWribob官网官方网站te和the Changelog这样的新闻网站也使用Trello作为编辑日历，Trello的博客上说．

你可以为你的编辑日历创建一个Trello板。一种方法是根据单篇文章的进度创建专栏，如下所示:

在本例中，每张卡片代表一篇博客文章，您可以通过将其从“文章创意”移动到“研究”再到“暂停”再到“写作”再到“编辑和图形”在进度栏上移动，一直移动到发布时。在制作过程中，您可以在每张卡片中添加注释，通过添加成员分配作者，等等，直到它到达“已发布”列表。

为日历组织博客文章的另一种方法是根据文章类型创建专栏。如果你喜欢用这种方式头脑风暴你的博客文章，你可以简单地在Trello board中进行头脑风暴，根据需要分配作者和添加注释，并使用“日历”功能来规划实际的编辑日历。

要添加“日历”功能，只需进入菜单> Power Ups > Enable Calendar。

形象信贷：特雷略

启用日历后，您可以通过单击板右上角的“日历”链接查看日历。

形象信贷：特雷略

如果你想使用编辑日历，但不想使用Trello，在这里下载我们的免费编辑日历模板．

6）计划促销或发布

发起一项新的营销活动需要很多活动，通常有很多人参与其中——有时来自不同的团队，甚至不同的时区。如果你没有完全组织好这次发布，这意味着有很多机会让事情从裂缝中溜走。

Trello能够很好地跟踪发射过程中的所有活动部件。当您为促销计划创建一个新板时，您可以创建列表来对计划的每个部分进行分类。然后，你可以在这些列表下放置卡片，并在其中填写博客文章、回扣邮件、创建点击推特等内容。

你可以给每张卡片贴上“发布前”、“发布日”或“发布后”的标签，添加成员、设置截止日期，并使用每张卡片中的笔记来提供细节、更新团队成员、开始讨论等等。这是一个很好的方法来记录什么时候出去了，谁负责。

7)做用户研究

如果您以前做过用户研究，您就会知道所有这些用户访谈通常以一系列无组织的笔记结束，筛选、组织和寻找模式是冗长乏味的。组织这些笔记并快速找到这些模式的一个创新方法是使用Trello。

我不能把这个想法归功于我：我偶然发现的这是大卫·根特在Medium上发表的文章，Pivotal实验室的产品设计师。根特使用Trello来综合用户研究，并尽可能减少在黑板上组织便笺的时间。他说，如果你使用Trello卡片而不是便利贴，你会得到一个用户研究的数字版本，这将使你以后更容易浏览、参考和分享所学知识。

这是它的样子。(打开可以看到放大的版本全文.)

形象信贷：介质产品实验室

这个过程首先是在第一次用户面试之前建立一个Trello板。第一列是用户列表，您将为每个用户添加特定的颜色。该颜色将用于在整个董事会中标记他们的评论。

然后，你要根据你关注的领域给每一栏贴上标签。他写道:“如果这是一个互动测试，那么每个新的专栏标题都可以是‘Page X’。”“如果你更处于生成阶段，那么每一栏都可以标题为‘阶段X行为’，以此类推。”

当你开始面试时，你将直接在Trello板上的卡片上输入注释(如果可以的话，可以在右侧栏下输入，不过你也可以稍后再输入)，并添加合适的颜色标签以显示是哪个用户说了这些话。

每次面试后，你可以把你的笔记整理成正确的栏目。当您对越来越多的面试进行这种操作时，您可以通过将不同的卡片拖放到相同的列中来开始对共性进行分组。

“你会开始看到一堆有多种颜色标签的卡片出现在同一个地方。中提琴!模式”。你可以读整篇文章在这里．

8）组织Scrum或Sprint

如果你的团队使用sprint或Scrum哲学，Trello是一个相当不错的免费选择，可以帮助你和你的团队以更大的灵活性更快地完成任务。（在这里了解更多关于Scrum哲学的内容.)

网络营销机构治安官的团队使用Trello组织他们的Scrum工作流更好更快。为了让Trello为Scrum工作，他们为每个客户创建一个董事会，并与该客户共享。

然后，他们使用相同的通用框架开始每个项目。框架由六列组成:“资源”、“Sprint计划”、“当前Sprint”、“受阻”、bob体育苹果系统下载安装“QA”和“完成”。这是它的样子：

这些列中的每一列都是什么意思呢?他们是这样定义的，根据他们的博客：

bob体育苹果系统下载安装资源:将用于执行客户交付物/任务的资产。此外，我们将在资源列表中存储定期项目。定期项目可以指定一个到期日。bob体育苹果系统下载安装
Sprint规划:这是我们开始为下一个计划的专栏sprint *不干扰当前的sprint活动。可以收集和应用更多细节，并将项目分解为最终的、冲刺前的格式。Sprint计划项目将以两种方式排序：1）从上到下，从最高优先级到最低优先级。2）按颜色。绿色=已批准，这意味着已计划并准备好迎接即将到来的冲刺。我将很快解释Trello标签。
当前Sprint:当前的冲刺是需要立即完成的工作，或者在冲刺结束之前完成，对我们来说，冲刺从开始到结束，从周五到周四，持续7天。
此路不通：某些力量（通常是外部力量）使这项任务无法继续下去。我们将把它移动到封锁区，直到封锁解除，或者下一个冲刺。
质量保证:质量保证（有时称为QC或质量检查）。一旦任务完成，卡片将从当前sprint拖到QA。将对其进行审查，并在确认确实完成后将其拖至完成。
完成：完成意味着交付和工作(理想情况下，没有bug)。如果它是一辆车，就可以开了。对此要严格要求。