订购现金流程: A Step-by-Step Guide for Sales Teams

当我用完我最喜欢的家用产品之一时，我访问了亚马逊的网站。在那里，我搜索所需的物品，将其添加到购物车中，然后前往“退房”。

然后，提示我开始通过填写我的运输，计费和付款详细信息来处理订单。完成后，订单将继续处理或通过订购现金周期(O2C)— also known as the订购现金流程- 当我进行日常活动时。

What is O2C?

为什么现金流程的订单很重要？

现金周期的订单是您业务运作方式的关键部分 - 它会影响您的收入，与客户的互动，客户保留率和整体增长。以下是一些特定示例，可以解释订单对现金周期的重要性。

通过优化现金周期的订单，您可以：

• 简化客户的购买过程
• 减少客户的订单到满足时间
• 最大程度地减少对客户支持代表干预的需求
• 第一次被安置时准确地履行订单
• 蒂姆履行订单ely fashion for customers
• 确保快速对客户的应收款和收款转换
• Avoid order and form information re-entry
• Prove to customers your business is professional and you value their time
• 避免备份，并确保您有足够的产品
• Improve your data reporting and accuracy of records over time

现在，您可以更好地了解为什么要优先考虑OTC周期的原因，让我们研究此过程中的七个步骤以及每个步骤的需求。

订购现金流程

在我们深入了解现金周期的七个步骤之前，请看一下此视觉效果，以更好地了解该过程的外观。

1. Receive Order

下订单的那一刻，您的在线订单管理系统（OMS） - 例如Shopify或者WooCommerce- 会通知您。

Depending on your OMS, specific people, teams, and systems will be notified about an order as soon as it’s submitted by a customer. Then, the rest of the order to cash process can begin.

Note：您的OMS可能与您的CRM联系（类似于Shopify和WooCommerce与Hubspot CRM）。这使您可以从中央位置管理业务的所有面向客户方面。

2. Manage Customer Payment

接下来，根据他们选择使用的方法管理客户的付款（例如，信用，借记，贝宝）。

您的电子商务系统也将帮助您管理流程的这一部分 - 当客户下订单时，系统将自动通过批准流程发送付款。该系统将接受或拒绝付款，然后在获得批准的情况下进行履行。

Note：通常，新客户将经过付款批准或拒绝流程，而返回客户将直接进行实现，因为他们的数据已经存储在系统中。

如果由于某种原因拒绝了新的或返回的客户，则团队的成员可能必须与客户联系以纠正问题。

您的系统还可以自动向客户发送提示，以便他们可以再次输入其信息（如果问题就像需要重新输入详细信息（例如信用卡号）一样简单）。

3. Fulfill Order

Next, it’s time to fulfill the order — meaning, locate and prepare the item for the customer who purchased it. This should be done with the assistance of your库存管理系统.

（大多数订单管理软件在系统中包含库存管理，类似bob电竞官方下载于方式Shopify和WooCommercedo.) This allows you to keep track of your inventory in real-time without having to count or sort manually.

Inventory management systems help you fulfill orders accurately for customers as well as keep track of your inventory records and data.

例如，这种类型的系统将帮助您知道何时在特定物品上运行何时运行，以便避免使用抗订单的产品。

4.将订单运送到客户

及时将订单运送给您的客户，因此他们在您承诺的日期之前就收到了订单。无论您是手动还是以自动化的方式进行操作，都可以确保准备好使用履行详细信息来装运的包裹，以确保正确的物品将进入正确的地址。

通过这样做，该货物将被专业和高效地发送。您的订单和库存管理系统将记录货物以供将来参考和报告。

5.创建发票

客户发票是该周期的关键部分。客户发票是一份文件，指出购买的商品以及将这些物品出售给客户的价格。

Creating an invoice for each purchase and order is how you keep track of what’s paid for and shipped to avoid monetary discrepancies.

发票software will help you with this step — a system, such asQuickBooks，您的订单管理软件中可能包括哪一个（bob电竞官方下载Shopify，例如，有自己的发票系统）。

这样，您的发票将包括所有必要的信息，例如购买的商品，付款详细信息，订单日期和运输地址。发票对您的企业的应收帐款团队也很重要。这些员工可以查看发票并标记任何似乎有问题的东西。

An example would be a payment delay — upon identifying one, a rep can contact the associated customer and take the necessary steps to mitigate the issue.

6. Collect Payment

Next, it’s time to ensure a smooth collection of your customer’s payment.

假设一切顺利进行，您的订单管理和发票系统应自动化周期的这一步骤 - 这意味着，客户的付款方式应如发票中所述自动处理。

然后，您的业务可以通过您的订单管理系统确认出售（并收到来自该销售的钱）。

如果有任何类型的付款问题（例如，由于发票后发生的错误延迟付款或完全缺乏付款），您的应收帐款团队应与客户联系。

根据情况，他们可能会解释纠正付款问题的必要程序。根据情况的严重性，他们还可以审查客户将来可能会受到的罚款。

订购现金流程Tool:HubSpot付款

HubSpot付款helps with the order to cash process in a number of ways. This is especially true for businesses that are looking to manage subscription memberships.

它允许您创建和共享包括重复付款链接的报价 - 这样，您的潜在客户可以立即进行交易。

The tool also integrates with yourCRM因此，您可以使用连接的数据提供针对个人客户量身定制的购买体验。

Price:HubSpot Payments当前使用Beta，仅在美国高级版本的HubSpot中可用，并具有销售中心的高级功能。

Pro Tip:使用HubSpot付款将带有重复付款链接的报价发送到潜在客户，以便他们可以在那一刻进行交易。

7.报告和分析

最后，您需要报告与OTC相关的所有数据。您的自动订单和发票系统使其变得简单，因为它们已经管理有关您的销售，订单和客户的所有数据。

通过分析OTC流程数据，您的业务可以确定您的周期的优化程度以及对收入和客户的影响。

Additionally, when you review this information frequently, you can identify inefficiencies in your process before they snowball. You’ll be able to identify and capitalize on the successful parts of your cycle.

This way, you’ll make sure you’re consistently accurately fulfilling and shipping orders on time for your customers and maximizing your profits.

优化您的现金周期订单

Without a streamlined OTC cycle, you jeopardize your ability to meet the needs of your customers. This has the potential to negatively impact your business’s growth and revenue — and who wants that?

So, consider the various steps in this process and work to optimize them in a way that works for your specific business, product or service, and base of customers.

Editor's note: This post was originally published in December 2019 and has been updated for comprehensiveness.