What Is Contingency Planning? [+ Examples]

COVID-19的大流行比以往任何时候都表明，为意外做好准备的重要性，尤其是在业务连续性方面。

While some unexpected interruptions can be due to situations outside of your control, some issues arise that may be caused by internal errors. Unexpected problems can also be positive, like a sudden influx of interest in a new product.

Regardless of the scenario, it's essential to prepare for everything, and contingency planning helps you do so. This post will explain what contingency planning is, outline the steps you can follow to create your own plan, and give examples that you can use for inspiration.

什么是应急计划？

应急计划是一个积极的过程，可以创建一种策略，以帮助您为可能影响您业务的任何情况做准备，无论其发生的可能性如何。

These plans shouldn't focus solely on situations that may harm your business. For example, you may experience a significant increase in revenue during a specific period due to changes in market behavior. This is a good scenario, but you will still need to adapt your operations to scale and appropriately meet the new demands of your growing audience.

Contingency planning is also different fromcrisis management，因为这不是对已经发生的事情的反应，而是对是否以及何时发生某些事情的计划。但是，应急计划可以在出现问题时帮助您进行危机管理。

To ensure your business is prepared for everything, it's crucial to understand how to create a contingency plan.

什么是业务应急计划？

A business contingency plan is a strategy that outlines the steps your business’ teams will take in the event of a crisis occurring. It is essentially the backup plan that goes into action when the worst-case scenario occurs. The goal of your contingency plan is to help your business stay up and running after an issue arises.

业务连续性计划与应急计划

尽管他们的名字因几个字母而异，但business continuityand contingency plans are different concepts. Continuity is the ability of your business to continue functioning after an incident that has disrupted operations occurs. A contingency plan is an action plan that goes into place if an incident were to happen.

应急计划会严重影响您的业务是否可以实现连续性。能够在危机期间做出反应并采取行动可以决定您的业务是否可以从另一端出现并继续正常的业务运营。

您可以这样考虑：您的连续性计划包含五个部分：计划管理，治理，业务影响分析，策略和需求以及培训和测试。如果您的企业还使用应急计划，它可能是策略和要求部分的一部分，这决定了您的业务在发生危机时如何应对。

To ensure your business is prepared for everything, it's crucial to understand how to create a contingency plan.

应急计划：如何制定业务应急计划

制定应急计划正在回答“如果？”

如果您的店面洪水怎么办？或者，如果您的供应商倒闭该怎么办？对什么ifs的响应是应急计划。这些情况不一定会发生，但是如果有可能影响您的业务，那么您就可以做好了准备。

下面我们将讨论应急计划的步骤。

Contingency Planning Steps

1.确定关键业务功能。

第一步是您计划中最重要的方面，因为它为为什么首先需要存在计划定下了基调。

在此阶段，请确定所有关键领域对于每天保持业务启动至关重要。由于这些操作对成功至关重要，因此您需要计划确保这些操作继续进行，无论发生什么情况。

您可以这样考虑：这些关键领域可以使您的业务日常运作。其他领域很重要，但是这些是使您漂浮的主要功能。鉴于此，您想为可能影响关键领域的任何事情做好准备，无论是正面的还是负面的。应急计划正是这样。

确定这些领域可以帮助您开始进行下一步，因为您开始集思广益可能会影响它们的情况。

2. Conduct a scenario assessment.

一旦确定了业务的关键运营，您将需要进行场景评估，以确定会影响这些功能并给您日常运营带来压力的情况。

For example, if your business operates out of a storefront, keeping your storefront up and running is a critical area of your business success. Maybe you launch a new product that attracts more interest than you thought, and you need to deal with higher in-store traffic and a lack of products to satisfy the market. While it is a positive situation that will draw in more revenue, it can still have negative repercussions for your business if you don't deal with it when it happens.

您可以认为此阶段类似于风险评估，但可能性是积极的和负面的。与在这些关键领域工作的人会面并了解他们认为可能导致他们的工作职责和成功障碍的人可能会有所帮助。询问他们的感觉将如何影响他们以及如何应对每种情况。

如果您提出了一长串威胁，则可以根据其发生的可能性以及它们对您的业务影响的重要性来确定它们的优先级。

3.为每种情况创建应急计划。

During this phase, you'll create contingency plans. Begin with the highest priority "threats," or those most likely to occur and most likely to cause significant stress to your business.

概述情景，人们通知的情况以及涉及各方回应时的角色和责任。我们将在下面介绍一个示例，但是要遵循的有用模板可能是：

概述场景，
确定发生的概率，
说明您将如何提前准备，
详细说明，如果发生响应以及何时发生。

创建计划后，将其分配给每种情况下的关键利益相关者，因此每个人都了解他们负责的内容并可以提前准备。

4.测试您的计划。

与所有计划一样，随着时间的推移，必须持续测试和更新它们。随着企业的扩展和变化，您的业务需求可能会发生变化，并且特定方案将不再具有重要的影响。当您的操作较小时，可能还会有新的情况来计划您没有想到或想到的情况。

它可以帮助你创建一个时间表use to spend dedicated periods reviewing your plans, testing them, and communicating with the necessary stakeholders about any changes you've made to the plans.

应急计划时间表

As planning is always an involved process, you may be wondering how much time you should devote to each step. Let's discuss a timeline below.

给自己大约一个星期，以确定对业务功能至关重要的运营领域。您可能已经知道这些领域是什么，但是您想进行足够的研究来识别所有这些领域。

花两到三个星期来集思广益，要制定计划。花尽可能多的时间与必要的利益相关者交谈，以了解他们对场景以及他们希望如何处理的想法。您将需要进行概率评估和市场研究，以了解您的竞争对手是否曾经处理过类似的事情。您想在起草计划之前确保拥有所有必要的信息，因此此步骤应该是最长的。

给自己一个星期来起草计划。前两个步骤应该为您提供所需的所有信息，因此第三步是简单地调整您的研究并制定最终计划。您还可以与利益相关者分享您创建的内容，并根据他们的反馈来迭代您所拥有的内容。

制定计划，维护和测试的最后一步是一项持续的努力。如上所述，您的业务可能会在不同时间受到不同事物的影响，因此审查计划并确保它们仍然与您的需求相关，这总是很重要。例如，也许您计划进行季度评论和培训，以便新员工和现有员工都在同一页面上。

应急计划示例

业务应急计划

有一个应急计划的示例可能会很有帮助，因此我们将在下面介绍一个计划。这些例子是一个积极和消极的情况，因此您可以了解计划如何应用于两者。

请注意，斜体文本是出于解释目的，以进一步阐明每个部分。

scenario

风险概率

准备

Response

Network Failure

有时不可预测且难以控制，网络失败是每个企业的常见风险。

High

网络故障并不少见。它们可能是由内部错误或不可预测的外部因素（例如恶劣天气）引起的。

如果发生主要网络故障，IT团队可以访问辅助网络。如果这是外部错误的结果，则团队知道他们需要联系谁。

所有数据均已备份并在离线网络上可用，因此如果需要转移到辅助网络，则业务可以继续运行，因此，如果网络崩溃，则不会丢失。

营销and customer-facing teams draft communications that will be sent to customers should issues arise, letting them know that there are service interruptions but people are still available to help.

它团队立即切换到辅助网络，并尽快提醒所有员工。他们不断努力恢复原始网络，或与必要的外部各方合作。

沟通是发送给客户通知他们of possible interruptions and service people communicate issues with customers when receiving calls. They continue to work to solve customer issues, but let them know that it may take longer than normal to reach resolution.

When primary network connection is restored, all employees are notified, as well as all affected customers.

Largest competitor goes out of business.

这是一个积极的情况，因为这可能意味着您有机会迅速吸引曾经忠于竞争对手的新目标受众。但是，如果发生这种情况，您可能会提前意识到这一点，因为大多数企业在正式关闭门之前都在下降时期。

中等的

市场是动荡的，无法预料到这样的事情是否会发生，但是有些企业面临的挣扎比其他企业更多，因此必须关闭或最小化其运营。

营销teams use social listening to discover new clients that may be interested in moving over and have copy available to reach out to those customers, whether via social media, email, or in-person.

Having plans to hire and onboard more team members in anticipation of larger business operations.

营销targets new audiences and attempts to draw in new customers.

招聘人员雇用和在船上更多的工人，以确保有足够的员工处理更大的业务运营。

All in all, contingency plans help you prepare for a host of what-if scenarios, whether they happen or not. As you never want to be caught in a challenging situation, being prepared is the best thing you can do to ensure your business continues to succeed, regardless of whatever happens along the way.

As the saying goes,better safe than sorry.