改进团队沟通的14个行之有效的方法

如果说高绩效团队的基础是什么，那就是有效的沟通。不管你的技术有多破坏性，也不管你有多宏伟的愿景——如果你的团队沟通不好，你将面临一场艰苦的战斗。

为什么?糟糕的沟通浪费了时间，滋生了不信任，造成了不必要的复杂性和压力——所有这些都是为了平庸的结果。

当您拥有促进有效沟通的系统、工具和战略时，您可以简化协作，让每个人都站在同一个页面上，并帮助降低团队的风险燃烧。

在本文中，我们将分享14个实用技巧，以帮助您做到这一点，无论您的团队是典型的远程、现场或两者的混合。

提高团队沟通的14个有用建议

以下是一些针对团队的建议，这些团队包括那些总是在远程办公的员工以及混合团队(这意味着一些团队成员主要在办公室工作)。

无论你的团队成员目前在哪里工作——或者他们将来将在哪里工作——这些建议将帮助你提高整体沟通能力。

远程团队的沟通技巧

远程团队，就其本质而言，团队成员之间很少或没有面对面的交流。当您将其与一个可能跨越多个时区的团队结合在一起时，您就拥有了一个使有效沟通成为挑战的环境。

1.构建正确的工具包。

现在市场上有许多软件和工具可以增强远程团bob电竞官方下载队沟通和协作。加入一些能够满足团队需要的工具。

要弄清楚你需要什么工具，首先要考虑两种通信形式:同步(即实时)和异步(即非并发调度)。

例如，您的团队可能已经在使用，或者选择使用松弛．(如果您没有，那么我强烈推荐它，因为它使同步协作成为一种微风．)

作为一个远程团队，您还需要考虑音频和视频会议工具。虽然Slack在这方面的能力正在提高，但我还是建议大家使用它快速移动或者另一个专门用于这些交流的平台。

接下来，您需要一个项目管理工具，它可以作为一个中心枢纽，将所有的东西放在一起。项目管理空间有几乎无限多的选择，但一些最流行的选择是Basecamp，团队合作,Trello．

为了让事情更圆满，我建议使用像这样的工具HubSpot的免费会议安排软件bob电竞官方下载在安排会议时减少不必要的来回。我还建议使用截屏软件，比如bob电竞官方下载肥皂盒或织布机，以帮助为异步对话提供上下文。

总的来说，当为你的团队找到合适的工具时，做你的研究，征求建议，然后和一些人一起玩，看看什么适合你。

2.持续更新团队文档。

不管创业界希望你相信什么，软件的存在并不是为了它自己。bob电竞官方下载所有这些工具的目标都是让有效的沟通变得容易，但正如大多数远程工作者可以证明的那样，这往往不是结果。

为了达到这个目标，你需要明确何时以及如何使用这些工具，然后你需要真正遵循这些指导原则。

什么时候应该用Slack而不是电子邮件联系别人?用屏幕直播而不是Zoom通话应该处理什么?

具体细节将取决于你的团队所做的以及他们喜欢如何工作，但总体理念是默认异步选项，除非你有足够的理由不这么做。

当涉及到项目管理时，主要原则很简单:保持所有项目与下一个行动同步，谁负责，以及何时需要完成。

这并不是什么突破性的事情，但在实践中，很少有团队真正做到这一点。

如果你和一位同事进行了一次非正式的谈话，就你的项目做出了决定，那么似乎没有必要采取任何其他行动。你们都知道需要做什么，对吗？

虽然你如果你知道该怎么做，你的团队的其他成员将不知道发生了什么。

您的项目管理系统需要充当每个项目的中央存储库。除了让团队中的其他成员保持循环之外，与这些更新保持一致还可以你的生活也更轻松。

你一次做一个项目的频率是多少？几乎从来没有，对吧？

通过不断更新，当您在几个不同的事情之间跳跃时，您可以轻松地快速恢复速度。

再也不用翻查旧的邮件链和Slack上的对话，试图弄清楚自己之前到底在想什么。

3.建立时区礼仪。

当你的团队分布在多个时区时，你需要更多地考虑什么时候与人交流。

如果你正在使用Slack，那么你应该鼓励你的团队设置“请勿打扰”时间，这样他们就不会整天收到提醒。如果你不是使用Slack时，不要使用任何会向你的队友发出警告的工具，除非是紧急情况。

4.考虑一下你的单词的语气和语气如何解释。

远程通信在很大程度上是书面的。它自然缺乏我们在面对面交谈时认为理所当然的东西——面部表情、肢体语言、语调等。

正如我们都知道的，思想是可以理解的多无论是短信还是电话，都与现实生活中截然不同。所以，要练习在发送信息之前暂停一下，然后重读一下语气。

另一方面，当你的团队和同事觉得有人走错了路时，鼓励他们说出来。当你没有脸面对这些话时，这些小事情会产生真正的不同。

5.定期组织团队。

远程团队可以做的最有影响力的事情之一就是为每个人安排时间聚在一起。联系时间（虚拟的或亲自的，如果远程团队访问办公室时）是改善沟通和信任的好方法，并且：

• 拉近团队成员之间的距离。
• 鼓励大家分享并更好地了解彼此的个性和沟通方式。
• 帮助他们找到工作电话中找不到的共同兴趣。

如果你能亲自花时间在一起，你也可以偶尔组织一次静修，让远程团队聚在一起。或者，如果你在世界各地都有员工，而且他们中的一些人住得相当近，那么鼓励“迷你休养”

但最重要的是，一定要让团队定期聚在一起。不要把一切都和工作有关！

例如，我们每天都有一个视频通话，部分是工作，部分是社交。从周二到周四，这个电话是一个简短的10分钟登记，以了解人们的情况。在周一和周五，时间会长一点，这样我们就可以谈论我们的周末，我们一直在做什么，然后就可以赶上了。

这并不能完全取代面对面的交流，但这是一种与团队其他成员建立更深入联系的简单方法。

混合团队的沟通技巧

您可能有一个混合团队，这意味着有些成员主要是远程的，有些主要在办公室工作。由于结构原因，此类团队有其独特的挑战：

• 首先，他们需要尽一切努力避免两类员工之间形成分歧。
• 其次，他们必须确保两个团队保持同步。

6.让每个人都进入信息循环。

就像远程团队需要跟踪导致决策或行动的对话一样，无论多小，混合团队也可以。这对于混合团队来说很重要，这样远程员工就不会被排除在外，反之亦然。

7.避免一次性解决重复出现的挑战。

根据时区礼仪，你知道在对方的地方，晚上11点时不要通知对方，但是当你真的需要和对方说话，但又不方便时，你会怎么做呢?

对于这些情况，需要做出一些妥协。理想情况下，工作时间会有一些重叠，如果没有，那就找一个对双方都不太方便的时间。

如果你不断地建议不尊重他人时间表的时间，你只是要求被排除在循环之外。

8.鼓励诚实和透明。

有效沟通的主要好处之一是，它有助于及早发现问题，以便在最小的干扰下修复问题。只有当员工觉得他们可以真正分享他们的反馈时，这种情况才会发生。否则，问题只会恶化。

对于混合团队，有很多种沟通失败的方式，而且发生这种情况的成本很高——因此，当出现问题时，您的团队必须让您知道。

如果您正在远程工作，并且无法通过所有正确的渠道与办公室中的某个人取得联系，那么您需要能够畅所欲言，以便您的团队能够了解情况并解决问题。

同样的情况也发生在办公室里，试图找到一个远程员工。虽然不是每个人都是数字游牧民，但有时需要几天时间才能得到回应。因此，当出现问题时，团队需要大声说话，经理需要倾听。

9.更频繁地组织会议。

为了让远程员工和办公室员工保持一致，优先安排定期会议，了解与工作相关的胜利、目标和项目。您甚至可以与远程员工通过Skype电话共进午餐或下班后喝啤酒。

现场团队的沟通技巧

如果你的员工在同一栋楼里工作，沟通和协作可能会变得更容易一些。然而，确保以一种有效的方式沟通仍然很重要。

10.一定要远离电脑。

当您在现场工作时，您可以使用远程和混合团队所没有的工具；站起来走到别人跟前和他们说话。

不要只在办公室里用Slack聊天，如果可能的话，你可以亲自问他们问题，和他们坐下来喝杯咖啡，在会议室进行一次简短的交谈，等等。

12.利用科技提高工作效率。

虽然有些人发现自己回到了虚拟对话而不是面对面的交谈，但有些人却走得太远了。仅仅因为你可以站起来问同事一个问题，并不意味着你应该这样做。

与远程团队一样，区分什么需要同步发生，什么可以异步发生是至关重要的。

如果你是远程工作，如果你需要休息，你可以关闭Slack，但要阻止会计团队的鲍勃用最新消息烦你就困难得多了bob官网官方网站Survivo当他隔着两个隔间的时候。

如果你做认为谈话需要亲自进行，在打断某人之前，寻找他们不想被打扰的迹象——戴上耳机，头朝下，清晰聚焦。如果绝对必须现在就谈，那也没关系，但大多数谈话可以等一等。在Slack上给他们发个信息，问问什么时候适合聊天。

13确保文档仍然易于访问。

保持项目状态的更新和可访问性对于办公室团队和其他团队一样重要。这也是一件很容易被忽视的事情。

即使是一个有员工在场的团队，您也需要确保团队范围内的信息易于查找和准确。当你可以站起来，问问别人一个项目进展如何，或者在哪里可以找到最新的仪表盘和报告，你不应该这样做。

不停地寻找你需要的东西，在这个过程中打断一半的办公室工作，这是一个巨大的生产力杀手。不要因为大家都在同一个地方就偷懒做项目管理。

14营造积极的工作环境。

没有人愿意在一个充斥着僵尸的办公室里工作，这些僵尸似乎对工作以外的事情毫无兴趣。这不仅会降低士气，而且对生产力也不利。

当人们觉得他们只是日复一日地磨磨蹭蹭的时候，如果他们全力以赴的话，他们根本就不会发挥出应有的效果。让他们休息一下，让他们知道在办公室里谈论工作以外的事情是可以的。

这并不意味着你要吃饱硅谷在办公室里装满豆子袋和免费啤酒。也不是说人们不需要完成自己的工作，而是让你的团队利用午餐、喝咖啡的休息时间和饮水机之间的交流。

有效的团队沟通会让员工更快乐、更有效率

不同的团队有不同的沟通挑战，他们有不同的方式来做到这一点，但有一些简单的原则适用于所有人:

1. 明智地选择工具。
2. 清楚地知道何时以及如何使用每个工具。
3. 正确一致地使用这些工具。
4. 注意你的话（书面的或口头的）是如何被解释的。
5. 尊重别人的时间。

当你有了正确的基础和一个促进透明度和诚实的文化时，你就可以进行有效的交流。

这些原则很简单，基于常识，但要让它们发挥作用，需要整个团队自上而下做出真正的承诺。

要了解更多信息，请阅读快速的团队建设活动尝试下。

编者按:本文最初发表于2018年10月，为全面起见已进行更新。