如何编写备忘录[模板和举例]

备忘录（也称为备忘录或“提醒”）内部通信关于组织内的程序或官方业务。

与电子邮件不同，备忘录是您发送给大量员工的邮件，如整个部门或公司的每个人。bob全站app您可能需要编写备忘录，以告知即将到来的事件或广播内部更改的员工。

如果您需要通知您的员工官方内部业务，这是一个易于遵循的商业备忘录模板，以及进一步指导的例子。

商业备忘录模板

备忘录

到：

从：

日期：

主题：

我写信告诉你[写备忘录的原因]。

由于我们公司继bob全站app续增长... [支持您开放段落的证据或理性]。

请让我知道，如果你有任何问题。与此同时，我非常感谢您的合作，作为[官方商业信息]。

标题：

在你的标题中，你会想要清楚地标记你的内容“备忘录”，所以你的读者确切知道他们收到了。然后，您将希望包含“to”，“来自”，“日期”和“主题”。此信息与提供内容相关，如您所在的方式，以及为什么。

第一个：

在第一段中，您将想快速，清楚地说明您的备忘录的目的。你可能会用这句话开始你的判决，“我写信告诉你......”或“我写信给了请求......”。备忘录意味着很短，清晰，和点。您将希望通过前期提供最关键的信息，然后使用后续段落作为潜入更详细的机会。

第二段：

在第二段中，您需要提供上下文或支持证据。例如，假设您的备忘录是通知公司内部重新组织。bob全站app如果是这种情况，段落应该说，“随着我们公司继续增长，我们决定将我们的视频制作团队与我们的内容团队分开了更多意义。这样，这些团队可以更多地关注bob全站app他们的个人目标。“

第三段：

在第三段中，您将希望包括每个员工的特定请求 - 如果您正在计划一个团队郊游，这是您所包含的空间，“请饮食限制，”或“请给我发电子邮件问题。”

相反，如果您向建筑物的员工通知建筑物，您可能会说，“我会感谢您在此期间的合作。”即使没有员工的任何特定行动，也有助于包括您希望如何处理新闻以及您是否期望他们以回应备忘录做某事。bob官网官方网站

可下载的备忘录模板

希望在最终表格中看到上述备忘录格式？下载HUBSPOT的免费商业备忘录模板如下所示。该文档为您提供了一个框架，将备忘录分类为副主题，以帮助员工更好地摘要信息，并在阅读它之后了解它们的期望。

下载这个模板

商业备忘录模板格式

上述模板中描绘的格式旨在有效地传达您的消息。备忘录应该以容易对大众数量消化的方式传播必要的信息。

准确的主题行将提醒他们此备忘录具体与其相关。从执行摘要开始，允许收件人在深入了解细节之前了解常规消息。背景信息向消息提供上下文，概述和时间表应该应答可能会出现的问题。

商业备忘录模板示例

不同的行业或情况需要略有不同的备忘录。某些需要更长或更短，其他人可能没有时间表，有些则会有广泛的背景信息。您的备忘录的格式应该改变以适合您希望员工接收的消息。

发射延迟备忘录

此备忘录的目标是宣布产品的推出将被延迟。介绍包括新日期，因此不需要时间表或长概述。这种格式的备忘录可以应用于发生简单但重要的更改的其他情况。其他日期更改，促销，里程碑或产品公告也可以使用此格式。

建立更新备忘录

有一个关注您的员工的业务的后勤方面，但不一定涉及他们的工作。这个备忘录描绘了办公室里的厨房的一个例子。这有点不便，但不应该影响他们的工作。这可以应用于其他建筑更新，从家庭工作，或其他普遍但小额公告。

社区备忘录

庆祝活动，活动，主题日或其他员工的其他有趣事情也可以通过备忘录传达。像这个例子的社区备忘录通常较短，因为它们不需要太多的背景信息或许多细节。这些只需要至少包括摘要，日期和位置。

把你的备忘录写给这一点

备忘录和电子邮件之间的主要区别不是复杂程度，这是观众的大小。只要它有效地传达您的信息并且与接收员工组态相关，备忘录可以简单或复杂。无论您使用哪种备忘录格式，邮件本身都应该清晰简洁。

编者注：这篇文章最初于2018年10月发布，并已更新全面。