How To Manage Contacts In Outlook

微软是电子邮件服务业务中最古老的参与者之一。早在1996年，他们就购买了Hotmail，这是千禧一代的古老经典。八年前，他们创建了Outlook，目前由全球4000亿用户。对于使用多个Microsoft产品或服务的企业和组织来说，这种受欢迎的工具是必不可少的。
The cornerstone of a good email service like Outlook is its ability to manage and organize messages and contacts. For that last element, Outlook provides several features that might be interesting for your particular use case. Ultimately, the way you collect, organize, and make use of your contacts is up to you.

Here's what you need to know to get the most out of your Outlook contacts.

There are different types of Outlook accounts you can create according to your profile. There are school, business, and personal accounts. It's important to know which type of account you have because the features and functionality might vary depending on this.

您的Outlook联系人存储在哪里？

You can access your Outlook accounts from different devices. For that, you have the web version of Outlook, the desktop application, and the Outlook Mobile App. This is great in terms of accessibility, but it can be confusing when some elements of your account are synced and others are not.

When it comes to your contacts, also known as 'Outlook People', seeing them in the Outlook app doesn't mean they are synced to the Microsoft cloud.

确定，访问Office365网站并使用您的Outlook帐户登录。如果您的联系人列表看起来像在您的应用程序中，则您的联系人存储在MS Cloud中。

如果您的联系人不存在，您可能只会在Outlook应用程序的个人通讯录中使用它们。如果您希望它们在云中，请查看您的设置。此的分步指南取决于您的帐户类型，但一个好的起点是访问设置>查看所有Outlook设置>

专家提示：避免同时使用多个接触存储库。如果您选择了Outlook作为主要联系人存储库，请不要添加类似的工具，例如Google Contacts或iCloud。这只会为您的联系管理策略增加（可能不必要的）复杂程度。

How to Add Contacts to Outlook

有不同的方法可以将联系人添加到Outlook中。在本节中，我们将重点关注单个联系人。我们已经分开了有关如何导入或同步整个联系人列表的部分。

您可以通过手动输入某人的信息来在Outlook中创建单独的联系人。为此，您需要单击应用程序或网站上的“人”图标：

并选择新联系人>新联系人

如果一个人通过电子邮件与您联系，并且您想存储他们的个人联系信息，您可以直接从收件箱中执行此操作。

单击收件人的姓名，然后转到选项卡联系人>添加到联系人。In some cases, you'll see that adding their LinkedIn profile is also an option.

专家提示: With so many contact fields available, it can be overwhelming to identify what information is key. Align your contact data entry with the rest of yourdata management strategy。一致性是您最好的盟友！

组织联系人的选项

随着您的联系数据库开始增长，您会注意到通讯录中有不同类型的联系人。提供者，客户和其他同事应该在一起吗？您如何组织所有这些？Outlook提供了一系列资源，这些资源可能会根据您使bob体育苹果系统下载安装用的帐户或Office365版本的类型而有所不同。但是在大多数情况下，您会看到创建联系人列表，联系人组和类别的选项。

Outlook中的联系人列表

在Outlook中，联系列表使您可以同时向一组人发送电子邮件。联系人列表也可以称为发行列表。It's important to note that the email addresses in a contact list are not connected to your saved contacts.

To create a new list, go to theOutlook People页面, or press the 'People' icon. Go to the upper left menu and click on新联系人>新联系人列表

您可以将任意数量的联系人添加到列表中，但请记住，Outlook不是电子邮件营销应用程序。对于大规模的电子邮件广告系列，您可能需要查看专业选项。

给您的列表一个您可以轻松记住的名称。当您写电子邮件时，您将可以在到：电子邮件行添加整个列表。

Contact Groups in Outlook

Outlook中的小组是与您的团队合作的好方法。您将能够与该组的其他成员共享对话，文件和日历。

要创建一个联系人组，请访问您的Outlook主页。您将在左侧的菜单上看到“新组”。你也可以去Outlook People页面和click on新联系人>新小组在左上方菜单上。

一旦您给小组添加了名字并添加了团队的成员，将自动生成一个电子邮件地址。小组的每个成员都可以看到与该地址关联的电子邮件。

Only members or trusted senders can send emails to the group. To allow non-members to send emails to the group, you can add them to a list ofTrusted Sendersthat you'll see under the group's email address.

Outlook Contact Folders

在Outlook中，通讯录是默认文件夹。这是您在撰写电子邮件或要发送会议邀请时的位置前景。如果您使用的是Outlook Mobile应用程序，那么这也是您在智能手机上看到的文件夹。

在文件夹中，您可以保留电子邮件，日历，联系人和任务。要创建一个，请转到您的Outlook主页。你会看到的 '新建文件夹 …'在左或上菜单上（取决于您的Office365版本）。

Folders are mostly used when you need to share a list of contacts with a colleague.

专家提示：When it comes to contacts, it's better to keep it simple. Stick with one simple folder. Especially if you are planning onsyncing your contact datawith other systems, it's much more complex to do so if your contacts are spread across folders.

Outlook Categories

Within Outlook you can categorize tasks, emails, calendars, and contacts. You can assign a different colour and name to each category you need.

您的Outlook联系人可能是不同类别的一部分。在这种情况下，类别可用作标签，或者在大多数CRM中被称为标签。

A limitation with categories in Outlook is that you won't be able to see them on your smartphone's address book or in the Outlook Mobile App. They only work on your desktop.

For your Outlook premium account, go to查看>类别to create and manage them.

在Outlook中管理重复项

在Outlook中不可能合并重复联系人。但是，您可以选择检测可能重复的联系人并手动链接它们。

您可以选择这样做管理>Link duplicate contacts.

如果以后，您决定取消链接，请转到通讯录的工具栏，请单击Linked contacts，然后选择Unlink.

这不是理想的方式manage duplicate contacts和keep your database accurate。Check out complimentary services to avoid having duplicates at all by choosing a像下面的同步解决方案。

How to Transfer Outlook Contacts

在Outlook旁边，您可能正在使用其他几个存储联系人的应用程序，例如电子邮件营销工具，CRM，支持应用程序等。这就是为什么在某一时刻，您可能需要在另一个应用程序或您需要将其他应用程序中的联系人手动添加到Outlook中。对于这些情况，这里有一些选择：

Import and Export Contacts

在Outlook功能中，非常易于使用的导入和导出联系人的选项。如果您在Outlook的桌面版本上，请访问您的前景“人”页面。在那里您会在下面找到两个选择管理。

If you've chosen to导出联系人，您需要选择要导出的联系人类型。选项所有联系人指您的通讯录。导出的结果将是一个CSV文件，然后您可以将其导入到另一个应用程序。

Forimporting contacts，Outlook要求您将CSV文件上传UTF-8编码（不要让这个名字吓到您，只是几下）。通过使用该格式，您不必担心Outlook覆盖您现有的任何联系人。

专家提示：导入和导出CSV文件不是其中之一best practices for contact management。这种手动过程通常会导致过时的联系信息，数据错误以及不必要的安全风险。

与前景的接触同步

由于导入和导出CSV文件不是理想的选择，因此有能力将Outlook的联系数据直接传输到另一个应用程序中，反之亦然。一些业务应用程序提供与Outlook的本地集成。

另一个解决方案是使用iPaaS喜欢Zapieror a native integration solution like the ones offered within the操作中心。

Zapier是基于触发的工具。每当在Outlook中创建新的联系人时，它都会自动“推”到另一个工具中。重要的是要注意，Zapier不对历史数据作用，它只会在配置“ ZAP”后添加您添加的联系人。

HubSpot's sync, on the other hand, it's constantly checking your entire address books (including historical data) for new or updated information in both apps. You can一种或两种方式配置（最后一个选项将Outlook和您的其他应用程序完全同步）：

The Outlook Mobile App

Outlook移动应用程序是一种非常方便的方式，可访问您的所有电子邮件帐户（包括Gmail帐户），日历和智能手机联系人。